Nhân viên tự tin ở môi trường công ty để chia sẻ quan điểm có dễ dàng? Ở phần 1, chúng ta đã cùng tìm hiểu khái niệm Voice of Employee (VoE); tầm quan trọng cũng như một vài bước chuẩn bị cơ bản cho “chiến dịch” VoE. Và trong phần này, kienthuchr sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hơn quá trình thực hiện VoE.
3. Chuẩn bị bộ câu hỏi liên quan
Đối với khảo sát VoE, bạn nên sử dụng cả câu hỏi mở lẫn câu hỏi đóng để đem lại kết quả tốt nhất.
Câu hỏi đóng với thang đo lường cụ thể cho bộ dữ liệu định lượng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đúc rút những insight trực diện. Trong khi câu hỏi mở đào sâu hơn vào những suy nghĩ và cảm xúc của nhân viên; thứ mà đáp án có hoặc không không thể chạm tới.
Như kienthuchr đã chia sẻ, khảo sát nhân viên có nhiều loại khác nhau tuỳ vào mục đích của doanh nghiệp. Và dưới đây là một vài câu hỏi mẫu theo từng loại:
Khảo sát sự hài lòng của nhân viên:
- Bạn có tìm thấy mục đích của công việc mình đang làm?
- Bạn có tìm thấy nhiều cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp ở công ty?
- Đâu là những công cụ và công nghệ cần thiết cho công việc hiện tại của bạn?
- Công việc này có giúp bạn vận dụng tối đa những kỹ năng và kinh nghiệm hiện có hay không?
- Mức độ hạnh phúc của bạn với công việc hiện tại?
Khảo sát sự gắn kết của nhân viên:
- Khi bạn hoàn thành tốt công việc được giao, sếp có dành cho bạn lời khen ngợi nào không?
- Bạn thấy quy trình đánh giá nhân viên của công ty có công bằng hay không?
- Đồng nghiệp có thường tiếp nhận đề xuất của bạn không?
- Bạn cảm thấy khối lượng công việc hiện tại được giao công bằng chứ?
- Công ty đã thực hiện những gì để hỗ trợ work-life balance?
Khảo sát nhân viên nghỉ việc:
- Cho đến hiện tại, công việc của bạn thay đổi như thế nào so với lúc mới gia nhập?
- Đâu là điểm tốt và điểm chưa tốt trong công việc hiện tại của bạn?
- Bạn đánh giá như thế nào về chế độ đãi ngộ của công ty so với các công ty khác? (Về lương, phúc lợi, cổ phần hay đãi ngộ khác)
- Lý do bạn quyết định rời công ty?
- Trên thang điểm từ 1-10, bạn sẵn sàng giới thiệu về công ty với người thân, bạn bè đến mức nào?
4. Định kỳ thu thập dữ liệu
VoE nên là một kế hoạch dài hơi thay vì một sáng kiến nhất thời, khi có vấn đề nổi cộm. Đồng thời, nên xác định thời gian thu thập dữ liệu định kỳ. Lý tưởng nhất là theo quý hoặc mỗi 6 tháng 1 lần.
Và đừng quên cân nhắc tình trạng và mục tiêu hiện tại của công ty trước khi tiến hành bất cứ cuộc khảo sát định kỳ nào; nhằm tránh cảm giác quá tải với các khảo sát ở nhân viên. Ngoài ra, hãy tiến hành cuộc khảo sát nho nhỏ; mỗi khi công ty thực hiện thay đổi gì đó dựa trên góp ý của nhân viên.
5. Khuyến khích sự tham gia của nhân viên
Sau 8 tiếng làm việc bận rộn, sẽ chẳng có nhân viên nào hào hứng ở lại văn phòng; làm vài chục câu khảo sát mà không biết cụ thể “đích đến” của nó là gì. Công ty cần làm rõ tầm quan trọng của nhân viên đối với cuộc khảo sát này, nhằm “đánh thức” lòng nhiệt thành ở họ.
Đồng ý rằng khích lệ bằng tiền mặt là dễ dàng và thực tế nhất. Nhưng điều này chỉ mang tính ngắn hạn và không thể kéo dài sự tương tác của nhân viên. Phương cách khuyến khích thiết thực nhất đối với kienthuchr vẫn là ban lãnh đạo thực sự lắng nghe ý kiến của đội ngũ; và kịp thời hành động.
Có gì vui hơn khi mỗi ngày đến công ty và “phát hiện” những thay đổi nho nhỏ; hoặc to to, chính là “những cái mình đã đề xuất trong khảo sát đây mà”. Khi được công nhận; khi được lắng nghe, nhân viên như được “tiếp thêm sức mạnh” để tham gia đóng góp nhiều hơn nữa.
6. Phân tích dữ liệu
Giờ đây trong tay bạn hẳn đã có đầy đủ dữ liệu cần thiết. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách phân tích nó ngay bây giờ.
Như đã đề cập, chương trình VoE thu thập dữ liệu qua nhiều nguồn khác nhau. Đó có thể là khảo sát sự gắn kết của nhân viên (eNPS – employee Net Promoter Score); kết quả đánh giá hiệu suất; bài đăng trên forum/ group công ty, mạng xã hội, phỏng vấn nhóm (focus group); và phỏng vấn khi nhân viên thôi việc.
Để làm việc với bộ dữ liệu định lượng từ những câu hỏi đóng, bạn có thể sử dụng Excel.
Công nghệ NLP hay công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên là một nhánh nghiên cứu của trí tuệ nhân tạo. Nó được phát triển nhằm xây dựng các chương trình máy tính có khả năng phân tích, xử lý, và hiểu ngôn ngữ con người dưới dạng tiếng nói (speech) hoặc văn bản (text).
NLP tự động trích xuất và phân loại chủ đề; tiến hành phân tích quan điểm (sentiment analysis). Sau đó phân nhóm dữ liệu (clustering) để nghe, phân tích và đo lường phản hồi của nhân viên.
Bạn thử tham khảo Lexalytics Intelligence Platform, một phần mềm hỗ trợ chương trình VoE có tích hợp công nghệ NLP; cho phép phân tích phản hồi bằng chữ (text-based feedback) của nhân viên chỉ trong vài phút. Nhờ đó, HR có thể cải thiện chiến lược đào tạo, phúc lợi hay điều kiện môi trường làm việc.
Ví dụ
Một ví dụ điển hình là việc phân tích lý do nghỉ việc của nhân viên trong các khảo sát thôi việc. Do đây thường là câu hỏi mở. Nên bộ phận HR gặp khá nhiều khó khăn khi “chia chẻ” loại thông tin text, không có cấu trúc đồng nhất này. Nhưng đây chính xác là “khu vực” mấu chốt cho bạn giải pháp đẩy lùi tình trạng nhảy việc đang diễn ra trong công ty.
MeaningCloud, công ty chuyên phân tích và xử lý dữ liệu văn bản; đã tiến hành “mổ xẻ” lý do ở công ty nọ, nhân viên đột nhiên nhảy việc theo nhóm. Và đây là 2 câu hỏi họ đặt ra:
- Bạn thấy môi trường làm việc ở đây không được thân thiện với nhân viên mới?
- Có phải nhân viên quyết định rời công ty sau nhiều năm gắn bó vì không nhìn thấy cơ hội phát triển sự nghiệp?
MeaningCloud đã sử dụng một mô hình phân loại; và xác định các nhóm lý do chính khiến nhân viên nghỉ việc:
Và đây là 3 insight Meaning Cloud thu được sau quá trình phân tích:
- Những nhân viên đã làm việc trong công ty khoảng dưới 12 tháng phàn nàn về sự hạn chế giao tiếp giữa nội bộ team và cả công ty.
- Những nhân viên đã làm việc từ 1-3 năm thẳng thắn thừa nhận tiền lương; và cơ hội phát triển không được như họ mong muốn.
- Còn nhân viên “có thâm niên” cho biết họ không tìm thấy động lực làm việc, không hài lòng về chuyên môn của đồng nghiệp và cả tiền lương.
7. Hành động
Đã hoàn thiện quá trình phân tích, cũng đã rút ra một vài kết luận rồi. Bây giờ chính là lúc hành động!
Hãy ngồi lại, cùng nhau bão não (brainstorm) truy tìm ý tưởng; và lên kế hoạch thực hiện từng cái một. Ví dụ, công ty phát hiện ra tỉ lệ nhân viên nghỉ việc cao là do những lý do A, B, C. Vậy từ đó, họ có thể điều chỉnh, tái thiết kế lại từng giai đoạn trong vòng đời nhân viên (employee life cycle). Đặc biệt tăng cường giao tiếp trong nội bộ; nhất là với nhân viên mới và cũng không quên trò chuyện; trao cho nhân viên có thâm niên nhiều cơ hội phát triển cần thiết.
Và quy trình này cứ thế lặp đi lặp lại mỗi lần công ty tiến hành khảo sát.
Tạm kết
Voice of Employee đích thị là công cụ tuyệt vời để khám phá nhu cầu và sở thích của nhân viên, góp phần to lớn vào công cuộc nhận diện và xử lý các vấn đề tại công ty “từ trong trong nước”, đem lại một môi trường làm việc hiệu quả và hài hoà. Quả là đích đến đầy hứa hẹn, xứng đáng với mọi nỗ lực đầu tư.
Có thể bạn quan tâm: