Nhân viên tự tin để chia sẻ tiếng nói của mình trong một tổ chức liệu có dễ dàng? Vài năm trở lại đây, thuật ngữ Voice of Employee (VoE) bỗng trở nên nóng hơn. Hiểu nôm na là tiếng nói, ý kiến của người lao động dần trở nên quen thuộc với lãnh đạo; và HR của nhiều doanh nghiệp Việt. Cơ chế cốt lõi của VoE là doanh nghiệp khuyến khích nhân viên chia sẻ quan điểm của mình; doanh nghiệp lắng nghe và đưa ra các phản hồi phù hợp nhằm đem lại môi trường làm việc tốt hơn cho tất cả mọi người.
Nếu bạn loay hoay mãi nhưng vẫn chưa tìm được cách giúp nhân viên “tự tin lên tiếng”, bài viết này sẽ gợi mở cho bạn phương hướng “đập tan sự im lặng”!
Cụ thể, Voice of Employee là gì?
Đúng như tên gọi của nó, VoE vốn là một quy trình được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng “lắng nghe nỗi lòng” của nhân viên. Từ đó, tìm ra những yếu tố đã, đang và có nguy cơ gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Đây là “nơi” mọi người thoải mái giãi bày những điều họ cho là chưa ổn. Nó cũng là nơi góp nhặt những mong muốn; những kỳ vọng của họ vào doanh nghiệp mà không phải lo lắng bị điều tiếng, thị phi.
Thường các doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu VoE thông qua hình thức khảo sát online; hệ thống góp ý nội bộ; hoặc tiến hành những buổi trao đổi trực tiếp 1-1. Dữ liệu thu được là cơ sở giúp ban lãnh đạo cũng như phòng HR nắm được vấn đề; và kịp thời triển khai các giải pháp cải thiện.
Khi mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động trở nên tốt đẹp hơn, người lao động “vui vẻ lao động”. Từ đó, công cuộc kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng phát đạt, cả tổ chức cùng nhau đi lên. Đó chính là điều VoE hướng tới.
Tại sao VoE lại quan trọng đến vậy?
Xem xét mọi thứ từ góc nhìn của nhân viên
Trọng tâm VoE hướng đến là xây dựng các kênh giao tiếp hiệu quả giữa quản lý và nhân viên. Bằng cách đặt câu hỏi, nhân viên có cơ hội hiểu sâu hơn về vai trò của mình; và cả team trong tổ chức. Và ở chiều ngược lại, doanh nghiệp sẽ biết được cảm nhận của nhân viên về môi trường làm việc hiện tại.
Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần nỗ lực nhiều hơn nhằm thúc đẩy nhân viên tự tin đứng lên chia sẻ suy nghĩ của họ. Lấy ví dụ đơn giản nhất là khuyến khích mỗi thành viên đề xuất giải pháp nâng cao hiệu suất làm việc của team/ bộ phận.
Tăng tương tác” từ nhân viên
Một trong những lợi ích to lớn VoE đem lại chính là sự tương tác nhiệt tình của nhân viên. Đây cũng là điều dễ hiểu, vì thử hỏi có nhân viên nào không thích khi những góp ý; và đề xuất của họ được xem xét nghiêm túc. Thậm chí được thực thi và tạo nên những thay đổi tích cực trong văn phòng.
Nhân viên “nhiệt tình tương tác” hơn, hết mình cống hiến cho công ty thì lẽ tất yếu việc kinh doanh cũng “ăn nên làm ra”; và những điều tốt lành về văn hoá của công ty cũng được lan toả xa hơn.
Nhân viên “ở lại” công ty lâu hơn
Nhiều nghiên cứu cho thấy những công ty thường xuyên duy trì đối thoại lành mạnh giữa cấp trên và nhân viên ghi nhận tỉ lệ hài lòng với công việc của nhân viên cao hơn bình thường. Đồng thời, tỉ lệ nhảy việc cũng thấp hơn so với những công ty hạn chế “chuyện trò” cùng đội ngũ của mình.
Kỳ thực, khi nhân viên đánh giá cao môi trường làm việc, chắc chắn họ sẽ ở lại cống hiến lâu hơn. Vì họ không có lý do gì để rời đi cả. Và để nâng cao sự hài lòng của họ, bạn hãy đảm bảo tiếng nói của họ được lắng nghe; bất kể đó là một đề xuất mới hay là lời phàn nàn.
Quy trình làm việc hiệu quả hơn
Chỉ cần bạn “mở lòng” lắng nghe tiếng nói của nhân viên, họ sẽ chỉ cho bạn thấy đâu là những chỗ đã làm tốt. Đâu là những điểm nên sửa chữa; nâng cấp để cải thiện chất lượng công việc và môi trường làm việc. Đó có thể là bất cứ điều gì thuộc về quy trình tuyển dụng, onboarding; hoặc quản lý hiệu suất nhân viên,..
Ví dụ, một vài công ty áp dụng khảo sát với những nhân viên vừa hoàn thành onboarding; và phát hiện ra những nội dung được chia sẻ từ trước đến nay hoàn toàn không phù hợp. Không chỉ khó hiểu mà còn không cung cấp thông tin gì hữu ích. Một tín hiệu kịp thời giúp phòng HR nhanh chóng điều chỉnh, để nhân viên mới hài lòng ngay từ ngày đầu tiên.
Trải nghiệm khách hàng “mượt mà” hơn
Muốn hiểu và phục vụ khách hàng tốt hơn, doanh nghiệp cũng nên lấy ý kiến đội ngũ của mình. Họ là người trực tiếp tương tác với khách hàng, lẽ tất nhiên họ nắm rõ những mong muốn và kỳ vọng của khách hàng. Dữ liệu thu thập được sẽ giúp đội ngũ quản lý thấu hiểu khách hàng hơn; và là cơ sở để họ đưa ra những quyết sách đúng đắn hơn sau này.
Triển khai VoE như thế nào?
Bạn quyết định công ty mình nhất định phải có chương trình VoE? Vậy đây là 7 bước giúp bạn hiện thực hoá mong muốn:
1. Thiết lập mục tiêu cho VoE
Bước đầu tiên, hãy xác định “đích đến” của bạn. Đó có thể là cải thiện kế hoạch phúc lợi cho nhân viên hay lan toả văn hoá và tầm nhìn của công ty. Điều này rất quan trọng vì mỗi mục tiêu sẽ có cách triển khai khác nhau, bạn sẽ dựa trên những gì đã vạch ra để xây dựng bộ câu hỏi; và phương pháp thu thập dữ liệu thích hợp.
2. Đo lường VoE như thế nào?
* Phương pháp định lượng
Với phương pháp nghiên cứu định lượng, hầu hết các công ty đều sử dụng khảo sát nhân viên. Một số loại khảo sát thường thấy là:
- Khảo sát về mức độ gắn kết của nhân viên: Xác định nhân viên mức độ sẵn sàng của nhân viên trong việc hoàn thành mục tiêu công ty đề ra.
- Mức độ hài lòng của nhân viên: Xác định trạng thái, cảm nhận của nhân viên đối với công việc hiện tại.
- Khảo sát khi nhân viên nghỉ việc: Xác định nguyên nhân khiến nhân viên quyết định rời khỏi công ty.
* Phương pháp định tính
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều cách để thu thập dữ liệu định tính.
Đơn giản nhất là tiến hành phỏng vấn nhóm (focus group); hoặc phỏng vấn 1-1 giữa nhân viên và team leader. Ưu điểm của phỏng vấn nhóm là có thể thu thập nhiều vấn đề nổi cộm cùng một lúc; tiết kiệm thời gian hơn hẳn. Tuy nhiên nếu bạn muốn đào sâu vấn đề; đưa ra những gợi ý cá nhân thì nên chọn hình thức trò chuyện trực tiếp 1-1.
Hay như một công ty vận tải hàng không đã phát triển hẳn một diễn đàn riêng để nhân viên vào góp ý trực tiếp với đội ngũ quản lý. Không dừng lại ở đó, nhiều công ty còn thành lập riêng một đội “đặc nhiệm”; luân phiên thành viên để rà soát và xử lý những “thách thức” đang ẩn hiện trong công ty.
Ở quy mô team/phòng ban, team leader có thể mời những nhân viên có thành tích tốt tham gia vào cuộc họp cấp quản lý. Bên cạnh đó, có thể khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng của mình. Việc này không chỉ bày tỏ sự công nhận với những đóng góp của nhân viên đó; mà còn góp phần truyền động lực cho những thành viên còn lại trong nhóm phấn đấu nhiều hơn.
Lời kết
Đến đây, kienthuchr tin rằng bạn đọc đã có một cái nhìn rõ ràng hơn về tiếng nói của nhân viên (Voice of Employee). Đồng thời, nắm được sơ bộ “đường đi nước bước” để tổ chức quy trình này. kienthuchr sẽ sớm cập nhật 4 bước còn lại ở phần 2. Các bạn nhớ đón đọc nhé!
Có thể bạn quan tâm:
Ở VN mình được mấy công ty cho nhân viên lên tiếng chứ. Đến mấy công ty lớn trên reviewcongty còn đầy phốt. Có công ty việc làm nào đó, nhân viên nghỉ việc còn lập ra fanpage để bóc phốt công ty cho mọi người biết mà…