Trong Phần 1 của bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu tổng quát về khái niệm “Thẩm định kỹ năng” hay “Skills Audit”, phân loại cũng như lợi ích của việc này đối với tổ chức. Và ở phần 2 của bài viết, kienthuchr sẽ đưa ra 10 lời khuyên hữu ích giúp doanh nghiệp tiến hành Skills Audit thêm thuận tiện và dễ dàng.
1. Rõ ràng về những mục tiêu cần đạt được
Thẩm định kỹ năng đòi hỏi tương đối thời gian, năng lượng và nguồn lực cần thiết để tiến hành. Vì vậy, kienthuchr gợi ý doanh nghiệp nên xem đây là một dự án đầu tư cho tương lai. Do đó, phải có sự tham gia và hợp sức của toàn tổ chức với sự rõ ràng về mục tiêu, ngân sách và đội ngũ quản lý dự án.
Làm sao để tìm ra mục tiêu của dự án đặc biệt này? Tìm câu trả lời trong 3 gạch đầu dòng dưới đây:
- Doanh nghiệp đang và sẽ đối mặt với những thách thức nào?
- Đâu là cơ hội để doanh nghiệp phát triển?
- Doanh nghiệp muốn đạt được thành tựu gì?
Biết những điều này giúp doanh nghiệp xác định bộ kỹ năng trọng tâm trong đợt Skills Audit sắp tới. Và xin được nhấn mạnh một lần nữa, thẩm định kỹ năng nên được xem là một dự án cấp bách.Vì sự phát triển của công ty, hơn là một cuộc rà soát nhân sự thông thường. Vậy nên bộ phận HR đừng ngần ngại tìm kiếm sự tham gia; và hỗ trợ của tất cả phòng ban trong công ty.
2. Xác định quy mô công việc
Tránh xây dựng scope quá rộng cho hoạt động kiểm toán kỹ năng này. Xác định “trữ lượng” từng kỹ năng đơn lẻ thật sự không giúp ích quá nhiều cho sự phát triển của tổ chức. Thay vào đó, nắm vững mục tiêu; và chiến lược kinh doanh để từ đó định vị chính xác nhóm kỹ năng doanh nghiệp cần đầu tư. Nhớ là chia theo nhóm nhé, ví dụ:
- Nhóm kỹ năng kỹ thuật (bao gồm các kỹ năng nhỏ);
- Kỹ năng lãnh đạo (bao gồm các kỹ năng nhỏ);
- Nhóm kỹ năng giao tiếp (bao gồm các kỹ năng nhỏ).
3. Sử dụng khung đánh giá năng lực (Competency framework)
Khung đánh giá năng lực là công cụ xác định các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi. Và một số đặc điểm cá nhân cần thiết để đảm đương một vị trí nào đó trong tổ chức. Sử dụng khung năng lực mang lại sự đánh giá khách quan; và nhất quán trên phạm vi không gian (trong tổ chức) lẫn thời gian. Đồng thời, khung năng lực giúp HR tìm ra những lổ hổng trong kỹ năng của nhân viên để kịp thời đề xuất khoá bổ túc kỹ năng phù hợp nhất.
4. Quyết định phương pháp đánh giá
Có nhiều phương pháp giúp bạn thu thập thông tin hiệu quả. kienthuchr khuyên bạn nên sử dụng kết hợp các phương pháp dưới đây nhằm đem lại insight tốt nhất:
- Phỏng vấn 1-1: Sử dụng bộ câu hỏi tìm hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mỗi nhân viên. Để trả về kết quả khách quan và nhất quan, bạn nên sử dụng phương pháp phỏng vấn 1-1 cho toàn bộ nhân viên. Tuy tốn kém về mặt thời gian nhưng kết quả chắc chắn khiến bạn hài lòng;
- Nhân viên tự đánh giá mình: Cung cấp bản khảo sát với những câu hỏi theo thang điểm để nhân viên tự “chấm điểm” kỹ năng của mình. Đừng quên giải thích cặn kẽ các khái niệm lạ trong khảo sát, nếu có nhé;
- Thu thập thông tin trước đây: HR có thể thu thập thông tin hiện có về nhân viên. Chẳng hạn khóa đào tạo đã hoàn thành trước đó, thành tích làm việc, bằng cấp và các chứng chỉ khác;
- Kiểm tra thực tế: Sử dụng bài kiểm tra kỹ năng để đánh giá chính xác năng lực của nhân viên.
5. Bắt đầu từ bước nhỏ nhất
Nếu bạn chưa cảm thấy thuyết phục về lợi ích của thẩm định kỹ năng; hãy test thử trên một nhóm nhỏ. Khi kết quả trả về thoả mãn những thắc mắc trong bạn thì đây là lúc mở rộng công tác đánh giá kỹ năng ra toàn tổ chức.
6. Đảm bảo bạn tuân thủ pháp luật
Dữ liệu là vấn đề nhạy cảm. Thế nên, doanh nghiệp cần chứng minh mình được quyền thu thập thập dữ liệu. Và doanh nghiệp có đủ cơ sở hạ tầng để bảo vệ bộ dữ liệu đó. Tham khảo 5 tiêu chuẩn tối thiểu phải tuân thủ dưới đây:
- Chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích đã đề ra;
- Không thu thập thông tin không cần thiết;
- Dữ liệu được cập nhật đầy đủ;
- Nhân viên được quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu (nếu cần);
- Tuân thủ quy định về dữ liệu ở quốc gia nơi bạn đang tiến hành thu thập.
7. Thu thập và phân tích dữ liệu
Trình tự hợp lý khi tiến hành thu thập dữ liệu nhân viên:
- Thông báo thời gian tổ chức thẩm định kỹ năng;
- Thu thập bằng đúng phương pháp đã thoả thuận. Nếu đó là phỏng vấn, bạn cần tổ chức thêm một lớp đào tạo kỹ năng phỏng vấn cho đội ngũ thực thi;
- Hướng dẫn nhân viên và người quản lý sử dụng hệ thống; nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu liên tục. Ví dụ, sau khi kết thúc khoá học, nhân viên sẽ cập nhật kỹ năng mới lên hệ thống quản lý người học (LMS).
8. Tận dụng insight vào kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và nâng cấp kỹ năng
Kết quả đánh giá kỹ năng giúp bạn “thiết kế” kế hoạch tuyển dụng; và đào tạo trong ngắn hạn lẫn dài hạn. Chẳng hạn bạn phát hiện nhân viên yếu kỹ năng lập trình, công ty có thể tài trợ một khoá đào tạo ngắn hạn trong vòng 3-6 tháng. Còn về lâu dài, hẳn công ty phải tìm cách “cân đo chính xác trữ lượng kỹ năng” của nhân viên; để tránh tối đa trường hợp tuyển nhầm người.
Báo cáo đánh giá kỹ năng cho thấy:
- Những kỹ năng chưa sử dụng (và giá trị cho hiện tại hoặc trong tương lai);
- Khả năng bố trí lại công việc dựa trên kỹ năng;
- Khoảng cách kỹ năng.
Sau khi sàng lọc và phân tích tường tận, bộ phận HR nên chuyển những thông tin này đến quản lý của các team. Việc này giúp họ nắm được sơ bộ nên tuyển dụng những ứng viên như thế nào, góp phần nâng cao hiệu quả tuyển dụng: Cứ tuyển là trúng. Đồng thời, tiết kiệm kha khá chi phí và thời gian cho công tác này.
9. Xây dựng và duy trì “kho” kỹ năng
Kho kỹ năng của một cá nhân cung cấp cái nhìn bao quát về quá trình phát triển của một người trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Dựa trên đó, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm người kế nhiệm cho các vị trí sắp trống (vị trí nhân viên và cả lãnh đạo). Và một lần nữa, điều này cũng có ích cho việc rà tìm lỗ hổng kỹ năng và nhanh chóng lấp đầy trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
10. Kiểm tra kỹ năng của bộ phận nhân sự
Đừng bỏ quên bộ phận nhân sự khi tiến hành đánh giá kỹ năng toàn công ty. Như nhiều phòng ban khác, việc đánh giá giúp phát hiện khoảng cách kỹ năng; và củng cố năng lực cốt lõi của bộ phận. Nhưng lý do sâu xa hơn cả, bộ phận HR sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm triển khai nhiệm vụ “kiểm toán” kỹ năng, vậy nên cần đảm bảo họ có đủ “công cụ” cần thiết cho chiến dịch này (kỹ năng phỏng vấn, kỹ năng thu thập và phân tích dữ liệu, kỹ năng quản trị xung đột,…)
Tóm lại là
Thẩm định kỹ năng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng; và đào tạo có cơ sở hơn (dựa trên dữ liệu). Một khi xác định được nhóm kỹ năng nhân viên đang sở hữu; và cần phải sở hữu, doanh nghiệp đưa ra kế hoạch đào tạo tối ưu hơn. Chính việc này sẽ xây dựng nên lợi thế cạnh tranh vững mạnh của doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm: