Bằng cách thiết lập ưu tiên và điều hướng sự tập trung vào những đầu việc quan trọng nhất, mục tiêu nhân sự chuẩn SMART vạch ra một lộ trình rõ ràng giúp bộ phận HR và tất cả nhân viên trong công ty nhanh chóng đạt đến những cái đích họ đã đề ra.
Trong bài viết này, kienthuchr sẽ mang đến cho bạn tất tần tật những thông tin bạn cần biết về mục tiêu “thông minh”. Lăn chuột thôi nào!
Mục tiêu nhân sự SMART là gì?
Mục tiêu là hồng tâm, là đích đến, là một cột mốc đáng nhớ cho những ai chinh phục thành công. Cụm SMART hẳn không còn xa lạ với các bạn. Để mà nói thì SMART chính là bộ khung xác lập ranh giới và vẽ nên từng đường đi nước bước, giúp bạn tự tin tiến bước.
SMART đại diện cho 5 đặc điểm của một mục tiêu hoàn chỉnh:
- Cụ thể (Specific): Để tránh đặt mục tiêu mơ hồ và chung chung; Hãy áp câu hỏi 5W vào mục tiêu của bạn. Đó là: Đối tượng thực hiện (who), việc gì (what), địa điểm thực hiện (where), thời gian thực hiện (when) và tại sao bạn phải làm việc đó (why).
- Có thể đo lường (Measurable): Mục tiêu phải gắn với con số cụ thể. Nên chọn ra những tiêu chí giúp bạn đo lường tiến độ và đánh dấu thành công.
- Có thể đạt được (Achievable): Nên đặt những mục tiêu khả thi với năng lực hiện tại của cá nhân, công ty.
- Sự phù hợp (Relevant): Mục tiêu tương thích với năng lực cá nhân và phù hợp với tình hình xung quanh.
- Giới hạn thời gian (Timebound): Khung thời gian cụ thể là đòn bẩy hiệu quả để thúc đẩy sự nỗ lực; và tính kỷ luật ở bạn. Đừng bao giờ đặt ra những mục tiêu không-có-deadline, vì thiếu đi áp lực, bạn sẽ chẳng hành động đâu.
Ngành nhân sự vốn phức tạp; khó đoán định!
Lý do bởi v chủ thể chính của nó là Con người. Sự tồn tại song song của nhiều yếu tố chính phụ buộc HR phải tìm cách “dò tìm”; và “bắt sóng” với những cái quan trọng nhất. Đó chính là thời điểm mục tiêu SMART phát huy tiềm năng của mình: Thiết lập ưu tiên, xác định nhiệm vụ chính của team và nhiệm vụ độc lập của từng thành viên.
Ví dụ đầu tiên để bạn làm quen với mục tiêu chuẩn SMART: Trước khi kết thúc năm tài chính; hoàn tất việc nhận giấy phép và triển khai hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRIS) nhằm tiết kiệm 45 phút làm việc mỗi tuần cho HR.
Để đo lường tiến độ chi tiết hơn, bộ phận HR có thể chia mục tiêu SMART thành KPI (chỉ số đo lường hiệu suất) hoặc OKR (mục tiêu và kết quả then chốt).
Tại sao nên thiết lập mục tiêu SMART?
Các mục tiêu lớn như đạt được doanh số 100 tỷ đồng hay thu hút được 10 triệu khách hàng nghe thật ấn tượng và hừng hực khí thế, nhưng chỉ ở lúc đầu. Sẽ rất khó để bắt tay vào việc với mục tiêu lớn lao và mơ hồ như vậy.
Mục tiêu SMARt thiết lập danh sách ưu tiên và cho phép bạn hình dung sơ bộ về đường hướng sắp tới. Như vậy, hành trình đi đến kết quả trở nên bao quát và thật sự truyền động lực hơn.
Vậy mục tiêu SMART khơi dậy cảm hứng như thế nào?
Cải thiện sự tập trung và hiệu suất làm việc
Những hoài bão khổng lồ khiến bạn choáng ngợp và mông lung, như thể một người đi trong bóng tối vừa đi vừa dò dẫm, không biết đích xác đâu là lối ra.
Trong khi đó, mục tiêu chuẩn SMART cho bạn một bức tranh tổng quát về tương lai, một khung tư duy vững chắc để phấn đấu; và một nguồn động lực ổn định để bạn bước về phía mục tiêu với sức tập trung cao độ.
Kết quả thu được đến 90% là tốt lành. Ngoài ra, học cách thiết lập mục tiêu SMART còn góp phần cải thiện cung cách làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Dâng cao tinh thần trách nhiệm
Tự thiết lập và quản lý mục tiêu tạo nên tinh thần trách nhiệm ở mỗi con người. Ở quy mô đội nhóm hay công ty, điều này trở thành một phần của văn hoá làm việc.
Khi từng cá nhân nắm rõ việc cần làm và thời gian hoàn thành, họ có thể phân chia nỗ lực đúng cách để đạt được điều đó. Và trường hợp nhiệm vụ nào đã đến hạn nhưng chưa được hoàn thành, mục tiêu SMART giúp mọi người dễ dàng trao đổi và tìm ra cách hữu hiệu “đưa nỗ lực trở lại đường đua”.
Tự tin chia sẻ kết quả đạt được
Mục tiêu “thông minh” hữu hình hoá thành công bằng các con số. Nhờ vậy, bạn dễ dàng giải trình trước cấp quản lý về tiến độ công việc; và kết quả đạt được cho tới thời điểm hiện tại. Về phía cấp trên, những con số trực quan giúp họ “nhìn thấy” nỗ lực; và giá trị của bạn và của bộ phận HR. Điều đó sẽ đảm bảo sự đồng thuận hỗ trợ từ ban lãnh đạo cho những sáng kiến của HR trong tương lai.
Mục tiêu chuẩn SMART & 5 lời khuyên thiết thực từ thực tế
Bước đầu đến đây là ổn thoả. Tiếp theo, cùng kienthuchr tìm hiểu và vận dụng 5 lời khuyên dưới đây để phát huy tối đa hiệu quả của mục tiêu chuẩn SMART!
1. Tham vọng không viển vông
Bản thân mục tiêu cũng phải cân bằng. Mục tiêu nên tham vọng, nhưng đừng trở thành viển vông. Và mục tiêu đừng quá dễ dàng, vì thiếu đi tính thách thức hẳn không ai muốn nỗ lực. Tóm lại là mục tiêu đó đủ khó nhằn để ngọn lửa phấn đấu trong bạn luôn sục sôi. Còn những thứ bạn biết chắc sẽ đạt được, không cần gọi nó là mục tiêu.
Mấy câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn tự vấn về tính khả thi của các mục tiêu:
- Mục tiêu này có thực tế không?
- Khi cần, bạn có thể trông cậy vào các nguồn lực khác không?
- Bạn có cần chuẩn bị sơ bộ trước khi bắt tay thực hiện mục tiêu?
- Bạn cam kết sẽ nỗ lực bền bỉ chứ?
- Kết quả cuối cùng có đáng để thử?
Ước mơ mãi mãi là ước mơ cho đến khi bạn biến nó thành mục tiêu hành động. Với những mong muốn dài hạn, hãy chia nó thành những mục tiêu ngắn hạn; và từ đó chẻ xuống những hành động nhỏ hơn nữa. Như vậy, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và tạo dựng được niềm tin từ bên trong để có thể đi tiếp.
2. Bắt đầu với mục tiêu “không thông minh” và sửa nó
Đừng quá áp lực phải tạo được các mục tiêu chuẩn SMART ngay từ đầu. Thoải mái đặt bút ghi những thứ bạn mong muốn, một cách chung chung cũng không sao. Sau đó ngồi lại cùng team để biến hoá mục tiêu “không thông minh” thành “thông minh”.
kienthuchr đưa ra một ví dụ để bạn tham khảo.
Mục tiêu gốc: Nâng cao năng lực quản lý quy trình nhân sự và thông tin của nhân viên.
Phân bổ SMART vào trong mục tiêu này:
- Cụ thể hơn (Specific): Lắp đặt phần mềm quản trị nhân sự (HRIS).
- Đo lường được (Measurable): Mục tiêu này giúp HR tiết kiệm (chừng này) thời gian làm việc.
- Có thể đạt được (Achievable): Xin lãnh đạo phê duyệt nguồn kinh phí từ quỹ A của công ty.
- Sự phù hợp (Relevant): Mục tiêu này cấp thiết vì nó giúp nhân sự tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Đồng thời gia tăng độ chính xác của việc thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin.
- Giới hạn thời gian (Time-bound): Kết thúc năm tài chính (2022).
Từ đó ta ra được mục tiêu thông minh chính là: Trước khi kết thúc năm tài chính, hoàn tất việc nhận giấy phép và triển khai hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRIS) nhằm tiết kiệm 45 phút làm việc mỗi tuần cho HR.
3. Hoàn thành mục tiêu của tổ chức và phòng ban
Tạm đặt nguyện vọng cá nhân sang một bên thì những mục tiêu bạn đặt ra nên xuất phát từ mục tiêu lớn của tổ chức và bộ phận bạn làm việc. Nếu mục tiêu của một trong hai phía bị lệch nhau sẽ tạo ra sự lãng phí to lớn về cả nhân lực, vật lực và thời gian.
Địa hạt nơi bạn đang ngày ngày gieo xuống sự tập trung; và nỗ lực có tác động không nhỏ đến sự lớn mạnh của công ty và cả phòng ban của bạn. Để cân bằng giữa mục tiêu cá nhân và tổ chức, bạn có thể cần đến sự giúp đỡ của framework OKR (hình bên dưới team process giúp mình nha).
4. Lên kế hoạch hành động
Mục tiêu “thông minh” là đích đến cuối cùng. Và để đến được đó, bạn cần xây dựng một lộ trình rõ ràng, trong đó mục tiêu lớn được chia chẻ thành từng chặng nhỏ với những mục tiêu nhỏ và cụ thể.
Trong lúc thực hiện các mục tiêu SMART của team, hãy đảm bảo các thành viên được quyền lên tiếng và góp ý. Một mặt, bạn có thể làm rõ những điểm chưa rõ ràng. Mặt khác, mỗi thành viên mỗi góc nhìn sẽ chỉ ra những điểm mù mà bạn chưa kịp nhìn thấy.
Mấy tip nhỏ khi thiết kế kế hoạch hành động:
- Suy nghĩ và viết xuống mục tiêu SMART.
- Xác định 5-10 hành động cần thực hiện kèm theo thời hạn hoàn thành cho từng cái.
- Xác định những thử thách có thể gặp phải và trù bị phương án xử lý.
- Giữ bình tĩnh, học cách kiểm soát cảm xúc trên từng cột mốc
- Đừng quên ăn mừng những chiến thắng nhỏ
Bản kế hoạch hành động giúp những mục tiêu SMART trở nên hữu hình hơn. Trên từng bước đi, bạn hiểu bạn đang làm gì và phải làm gì tiếp theo. Đồng thời, khi mọi thứ rõ ràng sẽ mang đến cho bạn cảm giác yên tâm hơn rất nhiều.
5. Đánh giá tiến trình và kết quả
Trong thời gian thực hiện, hãy thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của các quá trình lẫn kết quả. Việc này có ba cái lợi. Thứ nhất, giúp bạn tái định vị điểm trọng tâm trong trường hợp chệch hướng. Thứ hai, phát hiện những chỗ cần cải thiện. Và cuối cùng, kịp thời nhắc nhở những tác vụ có nguy cơ trễ tiến độ.
Một số câu hỏi hỗ trợ quá trình nghiền ngẫm của bạn:
- Mọi thứ có đang theo đúng dự định ban đầu không?
- Dự án này vẫn đang tiến triển tốt chứ?
- Có điểm nào trong kế hoạch cần điều chỉnh không?
Theo dõi sát sao mục tiêu cũng tạo nên nguồn động lực vô hình cho bạn và tất cả mọi người. Và đừng quên ăn mừng những chiến thắng nhỏ nhé!
Có thể bạn quan tâm: