Một chiến lược lắng nghe nhân viên (employee listening) đúng đắn giúp công ty hiểu và đáp ứng chính xác nhu cầu, mong đợi và những trăn trở ở nhân viên. Điều này góp phần không nhỏ trong việc cải thiện và nâng cao chất lượng môi trường làm việc. Lợi ích thật thiết thực, nhưng phải bắt đầu như thế nào? Bài viết này sẽ gợi mở cho bạn!
Chiến lược lắng nghe nhân viên là gì vậy?
Chiến lược lắng nghe nhân viên là tập hợp nỗ lực và phương cách được được chuẩn bị sẵn, nhằm mục đích tìm hiểu cảm nhận và thu thập góp ý từ nhân viên. Đây là việc có tính chất định kỳ, trải dài suốt “vòng đời” của một nhân viên.
Như đã đề cập ở trên, việc lắng nghe nhân viên giúp công ty xác định những mong muốn và khó khăn của nhân viên để đưa ra sự giúp đỡ phù hợp nhất. kienthuchr từng dành hai bài viết chia sẻ về chương trình giúp nhân viên tự tin lên tiếng (Voice of Employee program). Đó là nền tảng cơ bản tạo nên khái niệm “chiến lược lắng nghe nhân viên”.
Khảo sát để xác lập chiến lược!
Việc lắng nghe nhân viên không chỉ giới hạn trong các khảo sát thông thường về mức độ gắn kết hay khảo sát hằng năm. Trên thực tế, phần lớn công ty sử dụng nhiều kênh và phương tiện cho nhiệm vụ này. Xét khảo sát thôi cũng đến vài loại rồi, chẳng hạn khảo sát nhân viên mới, khảo sát nghỉ việc, khảo sát nhanh (pulse survey),…
Một kênh khác mà chúng ta vẫn làm từng giờ từng phút là trao đổi trực tiếp. Có thể gặp gỡ 1:1 hay họp toàn bộ team. Và kênh khác nữa là phỏng vấn nhóm (focus group), kênh này không chỉ giúp công ty khám phá trọn vẹn tâm tư của nhân viên, mà còn cho họ thấy sự trân trọng khi được tham gia vào quá trình thảo luận và ra quyết định.
Một lưu ý nhỏ công ty cần đảm bảo là mọi kênh, phương thức công ty sử dụng đều được tích hợp công nghệ. Bạn biết đấy, con người luôn sự chủ quan nhất định và công nghệ phần nào giải quyết được chuyện đó, giúp mọi quyết định trở nên sáng suốt hơn.
Chiến lược lắng nghe nhân viên giúp ích gì cho công ty?
1. Một tổ chức lấy nhân viên làm trọng tâm
Trong một tổ chức đề cao yếu tố con người, bạn sẽ thấy nhân viên tự tin; và chủ động chia sẻ quan điểm của mình. Bất kể là góp ý cho công ty hay là một sáng kiến kinh doanh. Bởi môi trường đó cho họ cảm giác an toàn về mặt tâm lý (psychological safety); và đồng thời, động lực để tiến về phía trước.
Về phía lãnh đạo, họ cho thấy sự tôn trọng và cầu thị. Họ không ngần ngại đưa nhân viên vào quá trình ra quyết định; và thực sự hiện thực hóa những ý kiến họ nhận được. Những công ty thực sự lắng nghe nhân viên; hầu hết có hiệu suất công việc cao và tỷ lệ nhảy việc khá thấp. Cũng đúng thôi, nhân viên nào nỡ lòng rời bỏ một nơi mà mình thực sự thấy gắn kết chứ?
2. Hành động nhanh chóng hơn
Lắng nghe nhân viên một cách sâu sát mở ra nhiều cơ hội cho cả nhân viên, sếp và công ty. Thay vì trò chuyện “gián tiếp” qua những khảo sát khô khan định kỳ, mọi người chuyển sang chế độ cởi mở; thẳng thắn trao đổi ngay khi vấn đề chớm xuất hiện.
Nhờ vậy, công ty có thể nhanh chóng giải quyết chuyện-bất-ổn khi mọi thứ chưa đi quá xa. Và thêm vào đó, đi trước một bước bằng cách nắm bắt thời cơ triển khai ý tưởng thú vị trước khi đối thủ kịp phát hiện ra.
3. Hiểu sâu sắc nhân viên của mình
Khi bạn hiểu rõ mọi mong muốn và suy nghĩ của nhân viên, một cách tự nhiên bạn sẽ biết cách cải thiện điểm yếu; và phát huy điểm mạnh về văn hóa, phong cách lãnh đạo lẫn chế độ phúc lợi của công ty.
Đây còn là nền tảng để bạn và ban lãnh đạo đưa ra những chiến lược hiệu quả hơn về mặt con người. Một chiến lược thật sự gắn kết và thúc đẩy mọi người hết mình vươn xa.
Làm sao để phát triển chiến lược lắng nghe nhân viên hiệu quả?
1. Xem xét lại các mục tiêu kinh doanh
Mọi chiến lược liên quan tới con người đều dựa trên mục tiêu kinh doanh cụ thể. Ngay lúc này đây, bạn cần một người lãnh đạo thấu cảm; có thể lan tỏa năng lượng tích cực mỗi ngay cho cấp dưới; hay một người rắn rỏi, mạnh tay tái cơ cấu lại đội nhóm hiện tại?
Dành thời gian xem xét lại những gì bạn muốn đạt được, phân tích dữ liệu tình hình kinh doanh; và lắng nghe góp ý từ mọi người, bạn sẽ biết mình nên làm gì để đưa mọi thứ đi đúng hướng.
2. Ai là người ảnh hưởng đến sự thành bại của chiến lược này?
Hãy xác định những người, mà tiếng nói của họ sẽ ảnh hưởng ít nhiều lên kế hoạch này. Bạn biết đấy, sự ủng hộ là yếu tố quan trọng trong mọi tổ chức, không kể lớn hay nhỏ.
Vậy, ngoài phòng HR, bạn cần để ý đến ai?
- Ban lãnh đạo: Người ra quyết định sau cùng;
- Đội IT: Giúp đỡ về khía cạnh công nghệ;
- Đội pháp lý: Những người cho bạn hiểu biết về quyền riêng tư và bảo mật thông tin;
- Cấp quản lý: Những người tiên phong đưa chiến lược này vào đời sống nhân viên;
- Đội truyền thông nội bộ: Giúp bạn theo dõi và “dò tìm” insight của nhân viên;
- Đội ngũ marketing: Chiến lược lắng nghe nhân viên cũng là một điểm mạnh của công ty, và đội marketing sẽ thay bạn quảng bá ưu điểm này đến các ứng viên tiềm năng.
3. An toàn và bảo mật thông tin
Chúng ta chỉ tâm sự với người mình tin tưởng. Điều đó đúng cả trong đời sống cá nhân lẫn công việc. Chiến lược “tìm hiểu nỗi lòng nhân viên” chỉ thực sự thành công khi nó tạo được một không gian đủ an toàn, nơi cho phép mỗi cá nhân thật lòng thổ lộ tâm tư của mình mà không phải lo sợ bị trả đũa hay bất cứ hậu quả nào khác.
4. Chọn đúng công nghệ
Ngày nay, HR thật sự cần “bàn tay giúp đỡ” của công nghệ trong khâu thu thập và phân tích số liệu. Vì bản thân con người luôn có sự chủ quan nhất định, phần nào ảnh hưởng đến tính khách quan của các quyết định.
Cân nhắc nhu cầu của tổ chức và chi phí để chọn lựa một công nghệ, phần mềm phù hợp nhất với công ty của bạn. Một vài công cụ lắng nghe nhân viên cho bạn tham khảo đây: Effectory, Leapsome, và Perceptyx.
5. Mở rộng tệp đối tượng cần lắng nghe
Ở đây chúng ta sẽ nới rộng góc độ tiếp cận. Xét tổng thể hơn, đừng chỉ lắng nghe những nhân viên full-time, bạn nên để ý đến cả những nhân viên part-time và lực lượng freelancer – một lực lượng có khả năng phát triển mạnh trong tương lai; khi không gian làm việc không còn chỉ bó hẹp trong bốn bức tường văn phòng.
Có thể bạn quan tâm: