Ở phần 1 của bài viết, kienthuchr đã cùng bạn tìm hiểu sơ bộ về khái niệm lắng nghe nhân viên cùng 5 bí quyết cải thiện chiến lược này. Bây giờ, cùng kienthuchr tiếp tục làm quen mấy tuyệt chiêu còn lại nhé.
6. Vượt qua ám ảnh làm khảo sát (survey fatigue)
Có nhiều công cụ khác nhau để lắng nghe nhân viên, nhưng khảo sát vẫn là phương thức phổ biến hàng đầu. Nếu bản khảo sát quá dài, nhân viên sẽ lười làm. Còn nếu làm với mật độ dày đặc, nhân viên sẽ phát nản. Tệ hơn nữa, khi họ cố gắng trút lòng trả lời nhưng công ty vẫn án binh bất động. Mọi mong muốn, góp ý mãi mãi chỉ nằm trên tờ giấy.
Vì vậy, hãy cẩn trọng khi xây dựng format và lên lịch thực hiện khảo sát. Một case study thú vị đến từ công ty chuyên cung cấp dây cáp điện Nexans, Thuỵ Điển. Mỗi tuần ở đây, nhân viên phải trả lời 4 câu hỏi khảo sát giống hệt nhau; và đặc biệt ở chỗ, họ được quyền ẩn danh.
Kết quả cuộc khảo sát được thu thập, phân tích và xuất thành báo cáo gửi đến toàn chi nhánh. Không dừng lại ở đó, những người quản lý còn tích cực chia sẻ những thông tin đúc rút từ báo cáo. Việc làm này tạo cho nhân viên cảm giác được lắng nghe và trân trọng; thúc đẩy họ nhiệt tình đóng góp ý kiến về sau. Và công ty luôn duy trì số phản hồi khảo sát ở mức 93%, một con số cực kỳ cao!
7. Trò chuyện trực tiếp hoặc phỏng vấn nhóm online
Có thể xem phỏng vấn nhóm là bước tiếp theo trong quá trình lắng nghe nhân viên. Những góp ý định tính họ đưa ra giúp công ty đào sâu vấn đề hơn bạn nghĩ:
- Xác định xu hướng làm việc hiện tại và gợi mở kho ý tưởng trong tương lai;
- Làm rõ điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức; khai mở đường hướng phát huy lợi thế và triệt tiêu cái yếu;
- Thấu hiểu sâu sắc cách nhìn nhận và cảm nhận của nhân viên đối với công ty;
- Ngược lại, đây cũng chính là cơ hội công ty bày tỏ sự tôn trọng trước những gợi ý; và nhu cầu của nhân viên.
8. Cởi mở và minh bạch
Đây gần như là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành công của chiến lược lắng nghe nhân viên. kienthuchr phải nhấn mạnh một lần nữa: Chia sẻ kết quả khảo sát cho nhân viên quan trọng cực kỳ!
Không nói đâu xa, chúng ta hãy học từ công ty dây cáp điện Nexans ở trên kia. Bằng cách duy trì thói quen thực hiện khảo sát và chia sẻ kết quả ngay sau đó, công ty đã tạo nên một môi trường làm việc tích cực và vui vẻ hơn. Vậy, bài học ở đây là gì?
Chí ít, công ty nên thẳng thắn xác nhận những góc nhìn mới mẻ được thu hoạch sau buổi khảo sát. Nếu ban lãnh đạo và phòng HR đã sẵn sàng một kế hoạch đáp ứng những yêu cầu này; cởi mở chia sẻ cho nhân viên được biết.
Còn nếu không thì sao? Không sao cả, thẳng thắn thừa nhận với nhân viên là xong. Nhưng bạn cũng đừng quên tranh thủ cơ hội này “khai phá” sâu hơn vào mong muốn của họ; hoặc kêu gọi họ góp vài ý tưởng thực hiện xem sao.
Và cuối cùng, hãy biến điều này thành thói quen và nếu được, nâng tầm nó thành một nét văn hoá của công ty.
9. Xây dựng một kế hoạch truyền thông
Nhằm giải quyết vấn đề trở ngại tâm lý khi khảo sát và quan ngại về quyền riêng tư, bạn hãy xây dựng kế hoạch truyền thông đi kèm với chiến lược lắng nghe nhân viên của công ty. Trong đó nhất định phải có:
- Thông tin về kết quả khảo sát và dự định tiếp theo của công ty;
- Trả lời những khúc mắc về quyền riêng tư (nếu có);
- Chia sẻ thay đổi sau khi công ty áp dụng góp ý của nhân viên (nếu có).
Và tất nhiên, bạn cũng nên tìm phương tiện phù hợp để truyền tải những thông điệp này. Nhân viên ở văn phòng hoặc làm remote có thể tiếp nhận thông tin qua email; hay kênh truyền thông nội bộ của công ty. Còn công nhân trong nhà máy hay ngoài công trường chỉ có kênh truyền thông duy nhất là màn hình TV trong canteen. Đặc biệt như trường hợp công ty Nexans ở trên; thì người lãnh đạo cũng có vai trò nhất định giúp lan toả “lời nhắn nhủ” của công ty.
10. Hành động!
Mấu chốt của việc lắng nghe nhân viên nằm ở chỗ lắng nghe, thấu hiểu; và hành động nhằm tạo ra thay đổi tích cực trong đời sống nhân viên và cả tổ chức. Nhiều khảo sát được tiến hành độc lập đều trả về một kết quả chung: Đến 90% nhân viên muốn ở lại trong một tổ chức cầu thị trong lắng nghe; và minh bạch trong hành động.
Lấy ví dụ, nhân viên không hài lòng với phần mềm theo dõi thời gian (new time-tracking software). Bạn có thể tổ chức focus group để đào sâu hơn vào lý do khiến nhân viên bất mãn. Nếu họ cảm thấy giao diện khó sử dụng, khó điều hướng, điều công ty nên làm là chuẩn bị một clip hướng dẫn cách sử dụng thật trực quan.
Điều quan trọng cuối cùng
Từ lâu nay, mỗi tổ chức đều áp dụng nhiều cách khác nhau để tìm hiểu tâm tư của nhân viên. Trong giai đoạn bùng nổ của dịch, thị trường phần mềm giám sát năng suất nhân viên bùng nổ; và tăng trưởng mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Ngay lúc đó, lằn ranh giữa chuyện lắng nghe nhân viên; và “giám sát như anh lớn trong nhà” thực sự rất mỏng manh.
Từ đó đến nay, xã hội vẫn không ngừng đặt dấu chấm hỏi về tính an toàn và bảo mật của những dữ liệu này. Ai đảm bảo được công ty sẽ không dùng dữ liệu họ (bí mật) thu thập để gây khó dễ nhân viên của mình? Chẳng hạn thông tin về tình trạng sức khoẻ tinh thần hay tiến trình phỏng vấn của nhân viên và công ty mới.
Có một số lo ngại nghiêm trọng về các loại kỹ thuật lắng nghe nhân viên này chỉ đơn giản. Nguyên nhân là vì sự quan tâm của một tổ chức (lớn) không phải lúc nào cũng phù hợp với mối quan tâm của mọi người. Và bởi vì đã có vô số ví dụ về việc các công ty lớn lạm dụng dữ liệu của con người như thế nào; hoặc ít nhất là không hoàn toàn minh bạch về những gì họ làm với dữ liệu đó.
Quan ngại này hoàn toàn hợp tình hợp lý. Vì chúng ta hẳn ít nhất một lần chứng kiến, trải qua việc công ty mập mờ về mục đích sử dụng dữ liệu cá nhân của nhân viên. Và dùng nó để thực hiện những hành vi không đúng đắn.
Tóm lại là
Vậy trước khi phát triển chiến lược lắng nghe nhân viên, trước hết hãy thiết lập những luật lệ thật cứng rắn để bảo vệ nhân viên; và xa hơn là danh tiếng của công ty. Công ty làm cách nào để đảm bảo những dữ liệu này không bị lạm dụng? Và trong trường hợp có kẻ xấu xâm nhập những dữ liệu này, công ty sẽ hành động như thế nào để bảo vệ nhân viên của mình?
Khi được tiến hành tới nơi tới chốn, chiến lược lắng nghe nhân viên sẽ trở thành đòn bẩy mạnh mẽ thúc đẩy; và nuôi dưỡng sự tích cực tại nơi làm việc.
Có thể bạn quan tâm: