Giữ chân nhân viên có thật sự quan trọng không, đặc biệt là trong quá trình onboarding?
The Great Resignation – Cuộc đại khủng hoảng nghỉ việc không chỉ diễn ra ở thị trường lao động Mỹ. Nó lây lan trên phạm vị toàn cầu, từ các nước Mỹ – La Tinh, Đông Âu cho đến châu Âu đều quay cuồng trong cơn bão nghỉ việc đồng loạt; thiếu hụt cả lao động có tay nghề lẫn không có tay nghề. Đứng trước bối cảnh đó, nhiều công ty tăng cường đầu tư cho nhân viên cũ. Và đồng thời, chú trọng công tác onboarding để giữ chân nhân viên mới.
Mục đích của quá trình onboarding là để giúp nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập với môi trường, đồng nghiệp và công việc của mình. Điều này chỉ thành công khi từng bước trong quy trình được thiết kế rõ ràng và có mục tiêu cụ thể. Nhưng từ năm 2020, đại dịch bùng phát khiến vấn đề đã khó lại càng khó thêm.
Cái khó là gì?
Cái khó trước đó, trước khi chuyển qua online onboarding chính là nhiều công ty không có quy trình onboarding đàng hoàng; và phần lớn trong số họ nghĩ rằng nhân viên mới sẽ nhanh chóng tiếp quản công việc và đem lại hiệu quả. Người ta đồn rằng thời gian từ khi nhân viên làm quen đến khi họ bộc lộ hết khả năng của mình là trung bình là 90 ngày. Và trên thực tế, theo sự đo đạc từ Gallup, con số này kéo dài tận 12 tháng.
Những chỉ số cụ thể
Một mối quan hệ bền chặt được xây dựng trên một nền móng vững chắc. Mà trong trường hợp này chính là “những ngày đầu tiên” của nhân viên ở công ty. Nhiều khảo sát từ Gallup và Principles đưa ra những con số đáng báo động. Trong số những người được hỏi:
- Chỉ 12% nhân viên hài lòng với quy trình onboarding của công ty
- 88% nhân viên cảm thấy quy trình mờ nhạt, không rõ ràng
- 94% HR phản hồi về nhân viên được tuyển dịch giữa đại dịch, 31% trong số họ cảm thấy khó kết nối với đồng nghiệp
- 10% HR thú nhận họ không biết nhân viên mới đang thích ứng như thế nào
Sự yếu kém và lỏng lẻo trong quy trình onboarding khiến nhân viên mới thiếu tự tin ở vị trí của họ; giảm mức độ gắn kết và tiềm ẩn nguy cơ nhảy việc ngay khi họ thấy cơ hội sáng giá hơn. Điều này càng gay go với những công ty tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa.
Vậy nếu cải thiện được chiến lược onboarding, công ty nhận được gì? Nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, họ tự tin làm việc, nhiệt tình tham gia mọi hoạt động; và hiệu suất công việc cũng cao hơn. Gallup đã kiểm chứng và xác nhận một công ty onboarding tốt có tỷ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%; và năng suất vượt hơn 62% (trong cùng một nhóm mới tuyển dụng).
Onboarding: Chìa khóa thành công ở nơi đâu?
Báo cáo Create an Exceptional Onboarding Journey for Your New Employees của Gallup cũng tiết lộ sự hiện diện của sếp/ người quản lý trực tiếp trong quá trình onboarding; giúp họ yên tâm và tự tin hơn hẳn. Nhưng là một người lãnh đạo, quỹ thời gian ít ỏi với lịch trình bận rộn không cho phép họ cắt xén cho những việc HR có thể làm thay. Chưa kể, nhiều công ty nhỏ có, lớn cũng có không thiết lập chương trình mentorship cho nhân viên mới. Điều này vô tình đẩy họ vào tình huống khó lòng tạo dựng những mối quan hệ hữu ích trong công việc.
Trên cương vị quản lý, bạn có trách nhiệm đảm bảo trải nghiệm của nhân viên mới tại nơi làm việc là chuỗi trải nghiệm tích cực. Và nếu bạn còn đang loay hoay với kế hoạch onboarding, 3 bước dưới đây có thể là nền tảng cho bạn hành động.
1. Rõ ràng về mục tiêu và cách đo lường kết quả
Trước khi bắt tay xây dựng kế hoạch onboarding, bạn nên xem xét; và đánh giá lại các mục tiêu cần đạt được sau việc này. Hay đảm bảo những mục tiêu đó có đủ 4 chữ C:
- Compliance (tuân thủ): Đề cập đến bộ quy tắc và nghĩa vụ của nhân viên lẫn công ty
- Clarification (rõ ràng): Nhân viên hiểu được vai trò của họ và kỳ vọng công ty dành cho họ
- Culture (văn hóa): Nhân viên hiểu được giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
- Connection (kết nối): Nhân viên cảm nhận được sự kết nối với công ty và đồng nghiệp
Một số câu tự vấn dành cho người quản lý khi lên kế hoạch onboarding:
- Bạn đã giới thiệu và giải thích rõ ràng các quy định, chính sách và nghĩa vụ cho nhân viên chưa?
- Bạn đã xác định rõ mức kỳ vọng công việc với nhân viên mới và có biện pháp đo lường cụ thể chưa?
- Sau thời gian onboarding, bạn có chắc nhân viên hiểu trọn vẹn về văn hoá công ty; và nhận được sự hỗ trợ khi thiết lập mối quan hệ với những đồng nghiệp, phòng ban khác?
- Công ty cần cải thiện những gì trước khi ứng dụng quy trình onboarding mới?
- Sau thời gian onboarding, bạn làm cách nào giúp nhân viên cải thiện và duy trì work-life balance?
Sau khi hoàn tất thiết lập mục tiêu đáp ứng 4C, đã đến lúc nghĩ đến cách thức đo lường. Lưu ý chỉ số đánh giá nên bám sát các mục tiêu của công ty; và sử dụng chỉ số định tính lẫn định lượng để đem lại kết quả khách quan nhất. Ví dụ chỉ số định tính có thể là % nhân viên mới ở lại sau 1 năm làm việc. Còn chỉ số định lượng là phản hồi của nhân viên về quá trình onboarding. Nắm trong tay vài gạch đầu dòng quan trọng này, bạn có thể dành thời gian gặp ban lãnh đạo bàn bạc; thu thập ý kiến trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
2. Thiết lập team liên phòng ban
Qua những chia sẻ ở trên, FreeC tin rằng nhiều bạn đã hiểu được vai trò cần thiết của người điều hành; cũng như các bộ phận khác trong giai đoạn onboarding. Trước thời gian này, bạn nên giới thiệu về nhân viên mới; và vai trò của họ đến các team liên quan; hoặc toàn thể công ty. Tránh sự bỡ ngỡ; hoặc tò mò không đáng có từ mọi người trong ngày đầu tiên của nhân viên mới. Đồng thời, tổ chức một vài hoạt động gắn kết nhân viên mới; và mọi người là một ý tưởng không tồi. Có thể mất kha khá công sức và thời gian. Nhưng kết quả nhận được là sự hài lòng; và khả năng làm việc hiệu quả, còn gì đáng quý hơn thế?
Đâu là điều quan trọng?
Điều quan trọng cần nhớ là những nhân viên mới không sớm thì muộn phải tương tác với các đối tác bên ngoài công ty. Vậy họ nên kết nối qua đâu và như thế nào? Lường trước điều này, bạn nên lập sẵn một danh sách gồm có: tên, vị trí, cách thức liên lạc; và ghi chú về tầm quan trọng của họ đối với công ty. Ở vai trò người sếp, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo các kết nối này đã, đang và sẽ hoạt động trơn tru. Hãy cố gắng sắp xếp thời gian cho việc này.
Thường các công ty hay bỏ qua việc giới thiệu nhân viên mới với ban lãnh đạo công ty. Vì nhiều lý do như quy mô công ty quá lớn hoặc hạn chế về thời gian. Nhưng không phải không có giải pháp. Với công ty nhỏ thì một buổi gặp 1-1 hoặc cafe dành riêng cho đội ngũ nhân viên mới; và ban lãnh đạo không phải là điều quá khó khăn.
Hơn nữa, cuộc gặp gỡ với Giám đốc điều hành cũng là cơ hội để nhân viên “tiếp cận trực tiếp” với văn hóa; và hiểu hơn về cung cách làm việc của công ty. Cuộc gặp này chắc chắn sẽ để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng họ. Đồng thời, góp phần không nhỏ tạo nên cảm giác thuộc về, và sự cam kết gắn bó lâu dài với tổ chức.
3. Sẵn sàng hỗ trợ xuyên suốt quá trình onboarding
Trong quá trình này, công ty nên tập trung thời gian cho công tác huấn luyện hiệu suất (performance coaching) và cách tạo và duy trì kết nối. Thay vì phân tán thời gian cho thủ tục giấy tờ hành chính hay những việc lặp đi lặp lại.
Trước “ngày đầu tiên”, bạn có thể yêu cầu nhân viên mới đăng ký tài khoản trên cổng thông tin của công ty (Company’s onboarding portal); và xem trước clip chào mừng, các tài liệu cơ bản; và nhận lịch làm việc cũng như sơ bộ chương trình onboarding. Ngoài ra, bạn còn có thể kiểm tra xem các đối tác; phòng ban liên quan đã được thông báo về “sự hiện diện” của nhân viên mới hay chưa.
Sau ngày đầu tiên, bạn có thể theo dõi xem liệu nhân viên mới đã hoàn thành hết lịch trình trong ngày chưa. Ví dụ: Được giới thiệu với các bên liên quan, nhận chỗ ngồi; và thiết bị làm việc,… Cũng ở trên đó, bạn biết được cảm nhận của nhân viên này để kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết.
Một số thông tin khác cũng khá quan trọng trên portal này là: Nhân viên mới đã đọc hết tài liệu ban đầu chưa? Đã hoàn thành các module e-learning căn bản chưa? Và hệ thống sẽ tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành của từng mục tiêu; giúp 2 bên nắm rõ những gì tốt và điểm cần phải cải thiện.
Tóm lại là
Thời giai đoạn mà phần lớn công ty đều bối rối với việc giữ chân người tài. Việc xây dựng một quy trình onboarding chỉn chu là điều cấp thiết. Đây là nền tảng giúp nhân viên mới tự tin hòa nhập, tự tin đóng góp và phát triển; cũng là giúp công ty bảo vệ nhân tài và công cuộc kinh doanh của chính mình.
Có thể bạn quan tâm: