Chuyện Nghề HRNews

5 chiến lược cải thiện tương tác với nhân viên, HR nhất định phải biết!

tương tác với nhân viên

Trong và sau đại dịch, sự tương tác với nhân viên ở nhiều doanh nghiệp trở nên hạn chế hơn. Hàng triệu công ty trên toàn cầu đồng loạt chuyển sang chế độ làm việc từ xa (remote); hoặc linh hoạt (hybrid). Đối với nhân viên, linh hoạt công việc, cân bằng cuộc sống và tiết kiệm thời gian có lẽ là ba điểm cộng lớn nhất mà cơ chế này mang lại. 

Ở phía công ty, chuyển đổi phương thức làm việc không chỉ giúp tiết kiệm chi phí (thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị, điện nước,…), mà còn thúc đẩy năng suất làm việc và tăng cường tỷ lệ nhân viên trung thành. 

Dù đa lợi ích như thế, cơ chế làm việc mới vẫn phải “chào thua” một vấn đề: Cảm giác lạc lõng trong môi trường công việc. Điều này có tác động rất lớn đến nhuệ khí làm việc và tương tác ở nhân viên. 

Môi trường làm việc online khiến các thành viên mất cảm giác về kết nối con người. Do đó khó tạo tương tác trên bình diện cá nhân. Một số khác rơi vào tình trạng bị cô lập hoặc khó lòng thiết lập ranh giới giữa công việc và gia đình. Vấn đề này nghiêm trọng đến mức 60% số nhân viên được hỏi cho biết họ sẵn sàng nghỉ việc khi thấy không thể kết nối K9O0P-[]\JK”và hoà nhập với team. 

Trạng thái cô đơn giới hạn sự tương tác và hiệu suất làm việc của nhân viên

Liệt kê sơ bộ vài ảnh hưởng của trạng thái cô đơn đến nhân viên:

  • Luôn nhìn nhận tiêu cực về mọi thứ
  • Mất hứng thú với công việc
  • Trễ deadline, thường xuyên làm sai
  • Giảm năng suất làm việc
  • Giao tiếp kém, chất lượng mối quan hệ giảm sút

Những tác động kể trên trực tiếp dẫn đến sự ra đi của nhân viên: tỷ lệ nhảy việc tăng cao, lợi nhuận sa sút, tổn hại hình ảnh công ty; và cuối cùng tạo nên những rào cản cho mọi nỗ lực thu hút nhân tài về sau. 

tương tác với nhân viên
tương tác với nhân viên (source: freepik)

Con người vốn có tính xã hội cao; và luôn cần có những kết nối ý nghĩa hiện diện trong cuộc đời: Người thân, vợ chồng, bạn bè, đồng nghiệp. Một phần nào đó, cách thức làm việc từ xa lại vô tình “đẩy mọi người ra xa nhau”; và thật sự khó khăn để duy trì tương tác giữa các mối quan hệ. 

Nói một cách dân dã, đừng đợi mất bò mới lo làm chuồng. Ngay từ bây giờ, bạn nên xem xét và đánh giá lại cách công ty tương tác với nhân viên. Trường hợp sự tương tác chưa được ổn thoả và quá lỏng lẻo, 5 chiến lược dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện vấn đề.

1. Chủ động “tìm hiểu” nhân viên

Người leader thực thụ chú trọng vào con người, không phải con số. Vì họ nhận thức rõ nhân viên mới chính là tài sản quý giá nhất của công ty. Không có sự nỗ lực và đóng góp của nhân viên, làm sao công ty đạt được vị thế ngày hôm nay. 

Có nhiều cách để bạn tương tác sâu hơn với nhân viên: 

  • Trò chuyện 1-1
  • Team building (offline và cả online)
  • Chơi game trước giờ họp, chính xác là ice-breaker game 
  • Tổ chức cuộc thi nội bộ khen thưởng cho nhân viên điểm danh đúng giờ nhất, có nhiều sáng kiến nhất,…
  • Thiết lập kênh nói chuyện, có thể là mạng intranet hoặc các nhóm chat trên các phần mềm/app phù hợp
  • Sự cởi mở trong chính sách làm việc, có thể về giờ làm, phúc lợi, hay quyền lên tiếng của nhân viên

Những hoạt động này không chỉ tạo sự gắn kết giữa toàn thể đội ngũ bất kể nơi đâu; mà còn cho phép người lãnh đạo nhận diện tiềm năng và cả những vấn đề ở từng nhân viên. 

2. Tinh gọn quy trình làm việc

Báo cáo trước đây của Microsoft cho biết khoảng ⅕ nhân viên cảm thấy công ty không quan tâm đến sự cân bằng giữa công việc; và cuộc sống của họ. Và 40% nhân viên luôn ở trạng thái kiệt sức và quá tải. Một trong những lý do quan trọng dẫn đến chuyện này nằm ở quy trình làm việc. 

Những thao tác lặp đi lặp lại, trình duyệt quá nhiều cấp bậc; hay phải chờ đợi phản hồi quá lâu đều khiến nhân viên bị dồn nén cảm xúc, trở nên tiêu cực, gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của cá nhân lẫn đội nhóm. 

tương tác với nhân viên
tương tác với nhân viên (source: freepik)

Hiện nay đã xuất hiện nhiều phần mềm hoặc công cụ online hỗ trợ đắc lực cho teamwork. Thay vì để nhân viên tốn thời gian nghĩ ý tưởng và dàn template; công ty có thể mua bản quyền ở một bên thứ ba cho nhân viên sử dụng. Như vậy, họ hoàn toàn tập trung vào việc phân tích kết quả kinh doanh; thay vì phân tán năng lượng vô việc thiết kế file powerpoint.

Hãy thu thập ý kiến nhân viên về quy trình làm việc hiện tại; và tiến hành cải tổ nếu cần. Những phần việc nào công nghệ có thể làm tốt, cứ để nó làm. 

3. Cấp quyền ra quyết định cho nhân viên

Khuyến khích nhân viên lên tiếng; lắng nghe ý kiến của họ với tinh thần cầu thị là điều mọi tổ chức nên làm. Việc này như một lời xác nhận tầm quan trọng của họ trong công ty, đồng thời tăng cường sự gắn kết giữa công ty và nhân viên của mình.

Tập trung xây dựng môi trường làm việc “phẳng”, nơi mọi người thoải mái chia sẻ và phản biện ý kiến của nhau bất kể thứ bậc. Mỗi người một góc nhìn khác nhau sẽ mở ra những giải pháp không ngờ tới. 

Trên thực tế, những công ty làm được điều này thường có tỷ lệ nhân viên trung thành khá là cao. Vì công ty tạo cho họ cảm giác được tôn trọng và thuộc về. Bản thân mỗi nhân viên cũng hoàn toàn “khỏe mạnh”, ít rơi vào tình trạng căng thẳng. 

4. Ghi nhận và khen thưởng 

Sự công nhận là một phần quan trọng trong gắn kết nhân viên. Nhân viên sẽ thể hiện tốt hơn và ở lại lâu hơn với công ty; khi họ cảm thấy giá trị của mình được tôn trọng và công nhận. Ở những môi trường cạnh tranh cao, giữa sếp; và lính chỉ có sự gay gắt thì những nhân viên này có xu hướng bất mãn; và luôn ở trạng thái sẵn sàng rời đi. 

Để mà nói, việc ngợi khen không có gì quá khó khăn. Một lời cảm ơn đúng lúc đôi khi mạnh hơn cả triệu món quà. Bên cạnh đó, bạn có thể sáng tạo nhiều hình thức khen thưởng khác nhau để tránh cảm giác nhàm chán. Một số gợi ý tiêu biểu dành cho bạn: 

  • Tiền thưởng
  • Khoá học, chương trình đào tạo độc quyền
  • Tăng ngày nghỉ phép hoặc một tuần làm việc từ xa
  • Voucher, sách, thẻ tập gym, vé xem phim,…

Thỉnh thoảng, bạn hãy “đổi gió”, gamify một chút. Tổ chức cuộc thi top sales của tháng, nhân viên đi làm đúng giờ nhất, ăn mặc sáng tạo nhất, chăm chỉ ăn cơm nhà nấu nhất,… Đảm bảo nhân viên sẽ tranh nhau tham gia nhiệt tình. 

5. Tạo cơ hội cho nhân viên kết nối với nhau 

Từ khoá ở đây là “giao tiếp cởi mở”. Khoảng cách không thể làm khó, chỉ cần hoạt động của bạn đủ hay ho thì nhân viên sẽ hồ hởi tham gia mà thôi. Khuyến khích mọi người chia sẻ về sở thích của mình. Vì đây sẽ tiền đề cho các ý tưởng tương tác trong team/ công ty. 

Gom những thành viên có chung mối quan tâm thành một nhóm; và tổ chức hoặc tìm kiếm các workshop bên ngoài liên quan đến chủ đề đó. Đồng thời, công ty có thể tổ chức chương trình mentorship; giúp nhân viên trau dồi về chuyên môn và cũng là dịp để nhân viên thoải mái chia sẻ các vướng mắc trong lòng họ (nếu có).

Lưu ý cuối cùng, hãy ưu tiên các hoạt động mà dù ở gần hay ở xa, mọi người đều tham gia được. Ví dụ như Yoga hay lớp học nấu ăn. 

Tóm lại là 

Những chi tiết tưởng nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng lớn. Bạn không cần đến những việc to tát như thay đổi phong cách lãnh đạo, sửa sang văn phòng,… để khiến nhân viên thấy tốt hơn. Thay vào đó, chú trọng xây dựng văn hoá làm việc tôn trọng và thấu hiểu; thoải mái lên tiếng, thẳng thắn sẻ chia thì nhân viên sẽ không ngần ngại đi lâu dài cùng công ty.

Có thể bạn quan tâm: